No hace falta explicar qué es un evento; probablemente, todos hayamos asistido a más uno en nuestras vidas. Pero sí que resulta necesario puntualizar algunos detalles. Para comenzar, un evento nunca es algo improvisado, sino todo lo contrario. Es el resultado de todo un proceso de planificación. Y es que esta previsión es lo único que garantiza su éxito.

Sin embargo, un evento también supone estar abierto a cambios. Por más que lo intentemos, siempre van a surgir problemas imprevistos. Por tanto, tendremos que elaborar nuestro proceso de planificación (objetivos, prioridades, racionalización…) para luego ir modificándolo según las circunstancias que aparezcan. Hay que ser estructurado, pero también flexible.

Cada evento cultural es un mundo. Todos tienen sus características según su naturaleza, por lo que cada planificación es diferente. No obstante, vamos a explicar algunos de los aspectos a considerar en la mayor parte de eventos culturales:

claves para organizar evento cultural

Concepto del evento cultural

Es el punto de partida, la idea o temática alrededor de la cual estructuraremos el evento y su programación o cartel. Para dar con el concepto, tenemos que contestar a la siguiente pregunta: ¿De qué trata el evento?.

En primer lugar, el concepto dependerá de si es un acto institucional o privado. Lo siguiente a tener en cuenta es el criterio que seguiremos a la hora de decidir la naturaleza y programación de nuestro acto. Este puede venir definido por varios aspectos:

-Calidad: No hace referencia a “algo bueno”, sino a aplicar un criterio de calidad a la coherencia de la programación.

-Éxito: En este caso, el éxito puede venir definido por un evento tanto con los artistas comerciales más consumidos como con artistas o agentes culturales desconocidos o de culto.

-Tiempo o periodo: Se trata de que el evento gire en torno a una línea temporal, como música barroca, una temática de actualidad o el futuro de la lectura.

-Originalidad: La originalidad en un evento se puede lograr por un formato novedoso o una temática original.

-Recursos económicos: Muchas veces son los que más determinan un evento, y de este criterio se consideran dos dimensiones: el presupuesto y la rentabilidad.

-Sociedad y educación: Una gran parte de eventos culturales giran en torno a factores sociales y educativos, debido a la importancia de estos en el desarrollo de una fuerte cultura.

-Transversalidad: Son eventos culturales donde se acogen diferentes manifestaciones artísticas que, normalmente, tratan sobre el mismo tema de interés.

Gestión de Recursos Humanos en un Evento Cultural

Da igual la naturaleza del evento; en todos los casos, su éxito dependerá principalmente de las personas detrás de este. Por ello, es indispensable prestar atención a su gestión. A la hora de crear el equipo de trabajo, hay que atender en primer lugar a las necesidades del evento y de su localización, algo que explicaremos en el siguiente punto. Para una buena gestión de recursos humanos, es necesario decidir el perfil de los puestos necesarios, así como establecer un organigrama y delimitar las tareas de cada uno de los trabajadores.

Localización del evento

De nuevo, las claves para escoger una buena localización nos vendrán dadas por nuestras propias necesidades: ¿Cuál es nuestro aforo? ¿Cuántos escenarios, salas, mesas… necesitamos? ¿Habrá comida para los asistentes? ¿Cuánto durará el evento?

Cuantas más preguntas formulemos, más controlado tendremos todo. Una vez elegida la localización según estas cuestiones, es necesario conocer al milímetro el lugar. Para garantizar la buena experiencia del público, tendremos que prestar atención a la ventilación y la temperatura del espacio, las salidas de emergencia, la cantidad de aseos y su acceso, disposición de una barra para comida y bebida o incluso un dispositivo sanitario.

Normativa territorial

Para organizar un evento, hay ciertos aspectos legales de los que no podemos olvidarnos. Y en el caso de España, la normativa en materia de espectáculos varía de una comunidad a otra. Por ello, es necesario informarse de la normativa territorial según el lugar geográfico del evento, ya que está determinará condiciones técnicas de los recintos, establecimientos o instalaciones.

Protocolo en un evento cultural

Según la RAE, el protocolo es una “regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o costumbre”. De aquí deducimos que son unas normas de origen histórico que hay que cumplir en determinados actos. Si nuestro evento cultural va ser de una gran magnitud, con reconocidos invitados, de carácter institucional… será necesario aplicar un protocolo para su organización. En este caso, es necesario tener en cuenta:

  • Cronograma: Lugar de celebración, día, hora. Duración prevista. Desarrollo de secuencias del acto.
  •  Autoridades a invitar.
  •  Enlaces y elementos de coordinación y confirmación de autoridades e invitados especiales.
  •  Invitados en general. Listados/confirmaciones. 
  •  Difusión del acto. Invitaciones a la prensa. 
  •  Colocación de cámaras y micrófonos. Sistemas de distribución de señal de video y audio.
  •  Señalización externa e interna.
  •  Papelería y grafismos (invitaciones, carteles, etc.).

Además, debemos consultar las reglas de protocolo ya establecidas para el tipo de acto que vamos a realizar. Estas nos guiarán en cuestiones como orden de intervenciones de autoridades, disposición de estas en la sala, invitaciones… Por último, para asegurar una correcta puesta en marcha del evento, es imprescindible ensayar el acto entero previamente.

Como podemos observar, un evento cultural requiere un gran esfuerzo organizativo.

Si como asistentes nos parece que planificar un acto es sencillo, es porque ese acto esta muy bien organizado. El propósito de un buen planificador de eventos siempre tiene que ser el mismo: la buena experiencia de los asistentes. Y este objetivo es tan ambicioso como imprescindible.


Formación relacionada con la organización, planificación y gestión de eventos en el ámbito de la cultura: