Los eventos musicales son una de las formas de ocio preferidas de muchas personas porque implican un tiempo de entretenimiento, contactos sociales y disfrute del baile y la música en directo.
Para la organización de un evento musical, es necesario tener en cuenta muchos aspectos importantes, desde criterios técnicos y profesionales, pasando por temas legales y de seguridad, hasta la elección de los artistas o el espacio ideal de celebración.
Todo lo que debes saber al organizar un evento musical
Organizar, dirigir y controlar un evento musical es un proceso complejo debido a todas las áreas y servicios que hay que gestionar. Por ello, es muy relevante apostar por profesionales del sector que cuenten con los conocimientos y habilidades necesarias para afrontar este tipo de eventos.
Veamos algunos aspectos clave a la hora de afrontar un evento musical con las mayores garantías de éxito.
Definir un presupuesto
El primer paso para celebrar un evento musical debe ser definir el presupuesto para el mismo; debe ser un presupuesto realista y que se ajuste a las posibilidades de la empresa en cada momento. En este presupuesto, se deben detallar todas las necesidades del evento musical, como el coste de los artistas, los equipos, el lugar, los suministros y el personal, entre muchos otros.
Es importante destacar que la parte financiera del evento debe ser diseñada de forma precisa para garantizar que sea un negocio o proyecto rentable.
Elegir un entorno ideal
Para celebrar un evento musical, se debe seleccionar una ubicación perfecta y que se adapte a las necesidades del mismo. A la hora de seleccionar dónde celebrar un evento musical, hay que considerar:
- La logística. Es decir, aquellos aspectos relacionados con el acceso al sitio, el espacio disponible para los asistentes, la infraestructura, los artistas, etc.
- El transporte. Las facilidades y opciones para que los asistentes puedan acudir al evento (líneas de autobús y metro, aparcamiento, servicios de taxis, transporte con autobús…).
- La acústica.
- Las condiciones ambientales. Dependiendo del clima y la época del año, se puede optar por un espacio cerrado o uno cubierto.
Seleccionar los mejores grupos y artistas
El éxito de un concierto o evento musical dependerá mucho de la elección de los artistas o bandas que participen. Para ello, es fundamental realizar una buena negociación con los managers o representantes para garantizar las mejores condiciones (el presupuesto disponible marcará el tipo de artista que puedan participar en el evento).
Conseguir los permisos necesarios
Celebrar un evento lleva un gran trabajo detrás, sobre todo en materia legal, es decir, a la hora de gestionar todas las autorizaciones y permisos necesarios para celebrarlo. Entre este tipo de permisos, se encuentran aquellos relacionados con el sonido (emisión de ruido), los permisos para venta de bebidas alcohólicas, las normativas de seguridad, permisos de estacionamiento, etc.
Cada ayuntamiento tiene sus propias ordenanzas municipales, por lo que es indispensable conocerlas de forma precisa para no incurrir en algún incumplimiento que pueda ocasionar futuras multas u otros problemas, e incluso que peligre la celebración del evento musical.
Garantizar la seguridad del evento
El aspecto de la seguridad es uno de los más importantes dentro de un proyecto de eventos musicales. Cuando hablamos de seguridad, lo hacemos en un sentido amplio, incluyendo la seguridad del público asistente, de los artistas y profesionales que participan, y de los bienes materiales (infraestructura, equipos, vehículos, instrumentos…).
Proporcionar servicios extras
Una buena organización de eventos debe tener en cuenta otros aspectos valiosos dentro de un evento de este tipo, y garantizar que se ofrezcan servicios valiosos a los asistentes. Entre este tipo de servicios podemos, destacar:
- Acceso a zonas para comprar bebidas y alimentos.
- Asistencia médica garantizada para los asistentes.
- Zonas de servicios y aseos.
- Posibilidad de compra de merchandising.
Promocionar el evento
La promoción adecuada es clave para atraer una gran audiencia al evento musical y que este sea todo un éxito. Es importante utilizar todas las herramientas de marketing disponibles, como redes sociales, plataformas de publicidad online, carteles y portales de ticketing para garantizar un gran alcance y conseguir vender todas las entradas al evento.
Gestión de recursos humanos
En un evento interviene una gran cantidad de personal que realiza diferentes tareas clave. Contar con una buena gestión de los recursos humanos garantiza un alto nivel de organización para que el evento musical se celebre de forma adecuada y eficiente.
Desde la selección de los perfiles profesionales adecuados hasta la organización de las tareas dentro del evento, la gestión de recursos humanos juega un papel protagonista en los eventos musicales.
Para la organización de un evento musical siempre hay que confiar en un profesional del sector, que garantice los conocimientos y habilidades para poder planificarlo y ejecutarlo de la forma más rentable, segura y eficiente. Por eso, realizar nuestro Curso en Gestión y Organización de Eventos Musicales es una buena alternativa para aumentar la capacidad de organización de este tipo de eventos, y así dirigirlos y organizarlos para tener mayores posibilidades de éxito.