Al mencionar la palabra archivo documental, nos vendrán ideas un tanto confusas: ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Tiene algo que ver con las bibliotecas?.
Estas dudas que nos surgen están justificadas, ya que la palabra tiene varios significados. Por un lado, es un fondo documental; un conjunto de documentos que posee una persona o entidad como resultado de su actividad. Pero archivo también puede referirse a esa institución o servicio en cuestión, así como al edificio donde se encuentran todos los documentos del fondo.
Qué es el archivo documental
Para sintetizar todas estas acepciones en una sola, vamos a ayudarnos de la definición de la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera: “Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.
Como observamos, es una definición que resume todas las ideas anteriores, pero añadiendo un detalle: el orden. Y es que una de las características de ese fondo documental es que se rige por un criterio de clasificación a la hora de organizarlo. Además, Heredia también menciona la finalidad de un archivo, explicando que existe como fuente a disposición de una persona o institución o para la ciudadanía en su conjunto.
Funciones del archivo documental: ¿En qué se diferencia de una biblioteca?
Por tanto, un archivo siempre tiene una razón de ser. Desde hace siglos, los archivos han estado relacionados con el desarrollo de la historia. Los Estados siempre han procurado conservar aquellos documentos que pudieran registrar el desarrollo de la sociedad. Y, en este sentido, los archivos se convierten en una poderosa fuente para analizar el pasado, comprender el presente y vaticinar el futuro de la humanidad.
Dicho así, parece que estuviéramos hablando de bibliotecas. Sin embargo, un archivo y una biblioteca cuentan con diferencias. Si bien ambos comparten la finalidad de documentar, sus procesos de creación son distintos.
A continuación, vamos a explicar las funciones que cumplen los archivos en la sociedad para explicar qué los hace diferentes a las bibliotecas:
Reunión de los documentos
Se trata de una reunión “espontánea” de los materiales por parte de una institución. Esto es, sin ningún tipo de criterio organizativo en una primera instancia. La institución que recoge estos documentos lo hace a partir de una relación con el organismo que los produce, a nivel público o privado. A diferencia de las bibliotecas, la posesión de estos archivos surge precisamente de esa relación, y no mediante adquisición (compra, intercambio o donación).
Por tanto, el archivo surge de manera natural por la propia actividad de los individuos e instituciones, de tal modo que su existencia es inevitable. Son documentos que se generan “sí o sí” en el día a día de la entidad. No es tal el caso de las bibliotecas, que surgen de un esfuerzo deliberado de reunir materiales según un propósito determinado.
Tratamiento de la documentación
Una vez reunidos los documentos, es momento de organizarlos. Y aquí es donde entra en juego la clasificación y sus criterios. Son muchas las maneras de ordenar estos documentos según la génesis y tipología de estos. Por tanto, a diferencia de los sistemas bibliotecarios, aquí no es posible aplicar sistemas universales de clasificación. Cada fondo tendrá su propio sistema según su naturaleza.
Pero para clasificar, hay que seleccionar. La selección de estos materiales se realiza después de recoger todos los documentos. A la hora de decidir qué entra y qué no en el archivo, se lleva a cabo una compleja evaluación en la que entra en juego lo administrativo, fiscal, legal, testimonial e informativo. En el proceso de selección encontramos otra diferencia entre un archivo y una biblioteca, ya que en estas últimas los materiales se seleccionan antes, según las necesidades de las usuarios.
Además, mientras que un archivo trata con documentos únicos e irrepetibles, una biblioteca se ocupa de otras fuentes documentales de uso individual e independiente, con una finalidad informativa. Por ello, los archivos, que recogen materiales originales, tienen una función más preservadora y el acceso a estos es más restringido.
Servir la documentación
A pesar estas dificultades de entrada, el concepto de libre acceso como derecho constitucional cada día cobra más fuerza en los archivos. Sin embargo, estas recientes reivindicaciones no eximen a un archivo, espacio de materiales únicos y originales, de una fuerte carga jurídica a la hora de acceder a ellos: restricciones, términos, normativa legal, etc.
Todo este proceso de recogida y clasificación de documentos tiene, claro está, un propósito: servir de documentación. En este sentido, los archivos están orientados para dar servicio a:
- Las administraciones o personas productoras del archivo para obtener los documentos de forma eficaz.
- Los ciudadanos para acceder a la información que soliciten.
- La investigación y difusión cultural, sobre todo de cara a ofrecer al solicitante datos del pasado. Precisamente, es en esta función educativa y cultural donde los archivos están cobrando cada vez más importancia.
El trabajo del personal del archivo documental
Hasta el momento, podemos concluir que la función de un archivo es reunir, organizar/conservar y difundir/servir documentos. Pero todas estas tareas han de ser llevadas por un personal cualificado en esta materia. Así, estos profesionales se encargan de:
- Organizar la documentación administrativa.
- Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
- Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.
- Clasificar los fondos.
- Describir para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos necesarios.
- Adecuar de las instalaciones donde se conservan los documentos.
Estamos hablando, pues, de una importante labor profesional que requiere de una formación y conocimientos. La historia va a seguir avanzando, y la sociedad va a querer registrar y documentar ese desarrollo.
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