En el agitado océano de la sociedad actual, los eventos culturales son como islotes en los que reinan la celebración, el relax, el ocio o el saber. Además, tienen la capacidad de unir a las personas y de derribar las barreras y fronteras ocultas que existen entre quienes participan en ellos.
Y cuando hablamos de eventos culturales, no nos referimos solo a actos relacionados con el arte, la música, la historia o la literatura, puesto que existen tantos tipos de eventos culturales que prácticamente es imposible enumerarlos y describirlos todos.
Qué entendemos por evento cultural
Un evento cultural es una actividad organizada y planificada que tiene como objetivo principal promover, difundir y compartir cualquier tipo de manifestación artística, conocimiento, tradición, valor o costumbre.
Sin embargo, la finalidad secundaria de un evento cultural puede ser de diversas índoles: a modo de ejemplo, existen eventos culturales cuyo propósito es estrictamente divulgativo, simplemente recreativo o puramente económico.
Pero todos los eventos culturales tienen un denominador común: precisan de alguien que los organice. Y si hablamos de ciertos tipos de eventos culturales, el organizador ha de disponer de conocimientos muy específicos.
¿Y cómo clasificamos a los eventos culturales según sus temáticas, propósitos y formas de desarrollo? Veamos:
Cuáles son los principales tipos de eventos culturales
Aunque no las únicas, estas son las modalidades de evento cultural más habituales:
Festivales
Celebraciones accesibles para el gran público y preferentemente multitudinarias. Ejemplos de eventos culturales de este tipo son los festivales de música, de danza, de teatro, de cine, de gastronomía y de cualquier otra forma de expresión cultural.
Conciertos
Se trata de actuaciones en vivo de uno o varios músicos, cantantes, orquestas o grupos musicales. La diferencia con los festivales musicales es que los conciertos suelen celebrarse en recintos totalmente acotados y con aforos limitados.
Exposiciones
Muestras temporales o permanentes de arte, ciencia, historia e incluso tecnología, entre otras muchas disciplinas culturales.
Conferencias y seminarios
Son eventos educativos y de intercambio de conocimientos en los que se abordan temas muy específicos de interés literario, histórico o artístico.
Talleres culturales
Como en el caso anterior, son eventos culturales en los que se comparten conocimientos teóricos y prácticos sobre disciplinas principalmente artísticas: pintura, alfarería, escultura, literatura, música, etc.
Ferias
Aunque su propósito final es el beneficio económico de los expositores, con ese objetivo se realizan interesantes labores de promoción de la cultura, el arte, la artesanía y la gastronomía, bien de la zona en la que se celebran las ferias o provenientes de otras localizaciones.
Cómo organizar eventos culturales de manera eficiente
Ahora bien, organizar esos eventos no es tarea simple: para planificar y desarrollar un evento cultural con garantías de éxito es necesario:
1. Definir claramente los objetivos del evento
Estos objetivos pueden ser de naturalezas muy variadas. Por poner tres ejemplos bien distintos, un evento cultural puede tener como objetivo la promoción de las tradiciones locales, la difusión de la obra de un determinado escritor o la obtención directa de beneficios mediante la organización de un concierto musical.
2. Elegir una ubicación adecuada
La elección del lugar debe basarse en el tipo de evento y en el público objetivo. A modo de ejemplo, una amplia taberna puede ser un lugar adecuado para un espectáculo de flamenco, pero no para una tertulia de aficionados a la ópera.
3. Desarrollar un plan detallado
Desde el inicio del proyecto hasta su puesta en escena, todo ha de ser planificado al milímetro, incluyendo el reparto de todas las tareas específicas entre los miembros de la organización. De ahí que sea imprescindible diseñar también un plan de contingencias para el día del evento.
4. Establecer un presupuesto ajustado y seguirlo a rajatabla
Tanto si el evento cultural se desarrolla de forma desinteresada como con objetivos promocionales o económicos, es imprescindible la elaboración de un presupuesto basado en costes reales.
Y siempre es recomendable sumar al presupuesto un prudencial porcentaje adicional: los imprevistos existen y pueden conllevar costes añadidos.
5. Promover y difundir el evento
Deben utilizarse todos los canales de comunicación al alcance del presupuesto. En este sentido, la radio y la televisión son especialmente efectivos. El problema es su elevado coste, por lo que la alternativa económica son las redes sociales y el envío de notas a la prensa.
6. Coordinar a todo el equipo antes de la celebración del acto
Todos los colaboradores y protagonistas del evento deben conocer sus responsabilidades y el cronograma exacto del evento.
7. Supervisar el evento
Por supuesto, el organizador ha de supervisar presencialmente el evento y estar preparado para ejecutar sobre la marcha el plan de posibles contingencias.
8. Evaluar el resultado
La evaluación objetiva de los resultados y la obtención de feedbacks son herramientas utilísimas para organizar en el futuro eventos similares, mejorándolos y sorteando errores.
IGECA: capacitación profesional para organizar eventos y gestionar espacios culturales
En IGECA contamos con propuestas formativas orientadas a la gestión de los distintos tipos de eventos culturales y de los espacios relacionados con los mismos.
Concretamente, estos son algunos de nuestros cursos directamente relacionados con la gestión de eventos culturales:
- Gestión y Coordinación de Eventos Culturales
- Gestión y Organización de Eventos Musicales
- Promoción, Producción y Gestión de Festivales Culturales
- Protocolo Cultural
